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【小松易】情報化社会で増える「データ」の片づけ方は?
2024/06/14(金)
【小松易】情報化社会で増える「データ」の片づけ方は?
カテゴリー:.新着情報, メルマガバックナンバー, 小松易
こんにちは。
かたづけ士の小松易です。
以前、九州のある会社で
コンサルを担当したときのことです。
社長から「“モノ”の片づけが終わったので、
次はPCやサーバーのデータ(情報)の
片づけを教えてくれないか?」
という要望をいただきました。
最近は、このように
「モノの片づけ」が終わったら
次は「情報の片づけ」のご依頼を
いただく機会が増えています。
リモートワークやフリーアドレス、
デジタル化が普及して、
オフィスにおける「モノ」の量自体は
少なくなってきています。
一方で増え続けているのが
ファイルなどの「データ」。
どのように管理するかという
マニュアルを決めずになんとなく
個人の裁量に任せている企業が
多いと思います。
実は、形のないデータも、
片づけのルールは「モノ」と一緒。
ポイントは、
整理(適量にする=減らす)と
整頓(使いやすいように配置する)。
データは、ただ無秩序に
保有するだけでは使えません。
必要なときにすぐ使えるように
分類・配置されて、
初めてそれは「知恵」となります。
そして「共有」も大事なこと。
コンサルでは
「共有サーバー」に注目しました。
この会社では、共有サーバー上に
営業職の個人フォルダがあり、
お互い自由に閲覧できるように
なっていました。
しかし、のぞいてみると、
フォルダ名のつけ方や保存場所は
各自バラバラ。
見たい情報がどこに格納されているか
探すのに一苦労という状態でした。
そこで、まずは必要なものだけを残し、
古いデータや重複しているデータを削除、
つまり「整理」を行います。
次にフォルダ名を統一し、
「01_顧客」「02_アイデア」…
というようにナンバリング。
誰のフォルダを見ても、
共通のルールでファイルが
格納されている状態へと
「整頓」したのです。
結果、作業効率は格段にアップ。
嬉しいことに、その後会社の業績も
右肩上がりだと報告をいただきました。
ファイルを探すタイムロス、
ほんの数秒と思っていても
日々積み重なると
大きな無駄になってしまいます。
モノの片づけの一歩先、
情報の片づけにも注目してみましょう。
いつもあなたを応援しています!
小松易
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『パンドラの箱』、
開けてみませんか?
分かってはいるけど、
パソコンやサーバー内の片づけは
長年蓋をしてきた。。。
「モノ」の次は「データ(情報)」の片づけ。
私(小松)と一緒に、
スッキリ片づけを進めてみませんか?
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◎編集後記
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弊社でも時々、
「共有フォルダに
誰かがUPしているはずだけど、
どこに入っているか分からない…」
「命名規則がバラバラだから、
ファイル名を推測して検索しても
なかなかヒットしない」
なんてことが起こります。
オフィスと同じように、
データフォルダも共有の場所。
誰もが取り出しやすく、しまいやすく、
そして美しく、運用していきたいですね。
西 優里花
この記事の執筆者について
小松易
日本初の「かたづけ士」
『かたづけを通じて人生を変えるコンサルティング』スッキリ・ラボ 代表
大学在学中にアイルランドへ留学し、トランク1つで生活できたことに衝撃を受けて帰国。物を持たない自由と幸せを実感し、自然とかたづけに意識が向くようになる。大学卒業後は建設会社に入社し、現場でかたづけの重要性を学ぶ。その経験から、プライベートで知人にかたづけを教え、かたづけのさらなる可能性を実感する。株式会社フジタを退社後の2005年、"かたづけ"を通して人生を変えるコンサルティング「スッキリ・ラボ」を開業。現在は経営者・企業向けに"かたづけ"のコンサルティング、セミナー活動を行う。今まで延べ2万人以上にかたづけ講演・研修を行っている。その活動は、「ガイアの夜明け」(テレビ東京)、「ドキュメント20min」「サラリーマンNEO」「めざせ!会社の星」「助けて!きわめびと」(NHK)などに取り上げられ、反響を呼んでいる。
著書はシリーズ累計47万部『たった1分で人生が変わる片づけの習慣』(KADOKAWA /中経出版)、『「すぐやる人」になる1分片づけ術』(日本経済新聞出版社)ほか多数。最新刊は『「かたづけ思考」こそ最強の問題解決』(PHP研究所)。「近代セールス」「月刊不動産流通」「東商新聞」などで連載実績あり。「やましたひでこ断捨離メールマガジン」などで連載記事を執筆中。
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