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こんにちは。
かたづけ士の小松易です。

以前、九州のある会社で
コンサルを担当したときのことです。

社長から「“モノ”の片づけが終わったので、
次はPCやサーバーのデータ(情報)の
片づけを教えてくれないか？」
という要望をいただきました。

最近は、このように
「モノの片づけ」が終わったら
次は「情報の片づけ」のご依頼を
いただく機会が増えています。

リモートワークやフリーアドレス、
デジタル化が普及して、
オフィスにおける「モノ」の量自体は
少なくなってきています。

一方で増え続けているのが
ファイルなどの「データ」。

どのように管理するかという
マニュアルを決めずになんとなく
個人の裁量に任せている企業が
多いと思います。

実は、形のないデータも、
片づけのルールは「モノ」と一緒。

ポイントは、
整理(適量にする＝減らす)と
整頓(使いやすいように配置する）。

データは、ただ無秩序に
保有するだけでは使えません。

必要なときにすぐ使えるように
分類・配置されて、
初めてそれは「知恵」となります。

そして「共有」も大事なこと。

コンサルでは
「共有サーバー」に注目しました。

この会社では、共有サーバー上に
営業職の個人フォルダがあり、
お互い自由に閲覧できるように
なっていました。

しかし、のぞいてみると、
フォルダ名のつけ方や保存場所は
各自バラバラ。

見たい情報がどこに格納されているか
探すのに一苦労という状態でした。

そこで、まずは必要なものだけを残し、
古いデータや重複しているデータを削除、
つまり「整理」を行います。

次にフォルダ名を統一し、
「01_顧客」「02_アイデア」…
というようにナンバリング。

誰のフォルダを見ても、
共通のルールでファイルが
格納されている状態へと
「整頓」したのです。

結果、作業効率は格段にアップ。
嬉しいことに、その後会社の業績も
右肩上がりだと報告をいただきました。

ファイルを探すタイムロス、
ほんの数秒と思っていても
日々積み重なると
大きな無駄になってしまいます。

モノの片づけの一歩先、
情報の片づけにも注目してみましょう。

いつもあなたを応援しています！

小松易

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◎編集後記
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弊社でも時々、
「共有フォルダに
　誰かがUPしているはずだけど、
　どこに入っているか分からない…」

「命名規則がバラバラだから、
　ファイル名を推測して検索しても
　なかなかヒットしない」
なんてことが起こります。

オフィスと同じように、
データフォルダも共有の場所。

誰もが取り出しやすく、しまいやすく、
そして美しく、運用していきたいですね。

西 優里花