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2018/12/21(金)

【小松易】つい先送りにしてしまう仕事

カテゴリー:メルマガバックナンバー, 小松易

 

こんにちは。

かたづけ士の小松易です。

「散らかったらするのが、片づけ」

今までそう考えていたある社員は、
あるキッカケで考えが一変したそうです。

その前に、私の会社員時代のエピソードを
ちょっと読んでください。

今から十数年前まで私は建設会社に
勤務していました。
主に総務や事務、それが私の仕事でした。

決して要領が良い方では
ありませんでしたので、
周りの先輩方には本当に
良く助けられていました。

その私が入社して数年間、
ある仕事にいつも悩まされていました。

それは、会議の議事録を作る仕事。
当時私の中では常に
「つい先送りにしてしまう仕事」
第1位にランキングされていました。

当時会議の議事進行役を担うことも
ありましたので、
大まかな議事を手書きで書いて、
終了後すぐにパソコンで清書する。

と、頭では分かっていたのですが、
いつも何かに追われていた私は
この仕事が後回し。

つい他の仕事が優先されてしまいました。

「優先順位が違うでしょ!」
と上司や先輩に言われて、

「はい、分かりました。」と言いつつも、

「いまこの仕事をやったら、
 いつ終わるか分からない」
と心の中で小さな抵抗をしていました。

未完成の議事録のメモが時々目に入っても、
「見て見ぬフリ」(笑)

一旦少し仕事が落ち着いてくる
年末などの時期に、
それでもしっかり残っていたのが
「議事録の仕事」だったのです。

あとになればなるほど、
薄れてしまうが記憶。

より遠ざけてしまうと、
いよいよ「悪循環」入ってしまい、
本当にどうしようもない状況に。

その後の“禁断”の対処法は
ご想像にお任せします(笑)

そんな中、同期のA君が私に
こう教えてくれました。

「議事録は会議の“後”で
 やろうとするから時間が掛かる。
 会議の“前”に作っておけば良いんだよ」

A君の言っていることが
最初は正直よく分かりませんでした。

聞き返せば、要するに、
我々総務が担当する会議はある程度
“定型”の議事進行に乗って会話される。

会話される内容はいくつかのパターンがあるから、
それを予想して事前にパソコンで作成しておけば良い。

「自分用」だけプリントアウトして
コッソリ会議に持ち込んでおく。

「そんなズルは・・・」と
今よりももっと頭が固かった私は(笑)
思いとどまりそうになりましたが、

あまりにも溜まってしまう
「未完成議事録ファイル」を考慮すれば
“ズル”をやるしかないと、
事前に議事録を作成してみました。

すると、面白いくらいに、
「前議事録」通りに会議は進み、
議事を進行しながら、
実際と違った箇所だけ直せば良かったのです。

一度やってみれば、
A君直伝の「前議事録」作戦はシンプルで
かつての「後議事録」での苦労が嘘の様に、
業務を効率化させる素晴しい方法でした。

同時に「議事録は後からやるべきもの」
という私自身の思い込みにも
気づきました。

冒頭でお話した、
「散らかったらするのが、片づけ」

そう思っていたある社員は
こう意識が変わったそうです。

「散らからないようにするのが、本当の片づけ」

片づけと言えば「後片づけ」。
これが基本であり普通です。

ところが片づけが苦手な人は
この「後片づけ」という意識が時に
ちょっとした「詰まり」となり、
いつのまにか散かりの悪循環に陥ります。

そんな時には一度「前片づけ」
という意識で片づけに臨んでみましょう。

単に後処理として「片づける」のではなく、
“事前に”片づけられることは、
片づけておくということ。

前もって「定位置」を決めておく。
これは基本的な「前片づけ」の一つです。

他にも、
自分なりの“片づく”ルールを作ったり
習慣行動を身につけてみるのも
「前片づけ」です。

来年目指したいのは「前片づけ」。

もちろん「後片づけ」はこれからも必要ですよ。

さて次週が今年のメルマガの“ラスト”です。
今年の仕事納めのような気持ちで
心を込めてお届けします。

今年最後のメルマガで来週、
お目にかかれれば幸いです。

いつもあなたを応援しています!

小松易

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NHK総合「助けて!きわめびと」
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━━━━━━━━━━━━━━━━━
◎編集後記
━━━━━━━━━━━━━━━━━

先日、ある方に
「痩せるにはどうすればいいのか?」
とご相談したところ、

「筋肉をつけて」
「食べ過ぎなければいい」

とのことでした。でも、この時期は
イベント盛りだくさんで特に危ない…

なやましいとこですね><
(筋肉でがんばります)

吉川広典

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